SFAツールとは？営業支援に欠かせない機能と導入メリット・選び方を解説
SFAは営業支援ツール、営業管理システムと呼ばれる営業活動を標準化・効率化するためのツールです。
SFAを利用するメリットは数多くあるものの、CRMやMAなどの類似システムと混同されやすく、導入メリットや特徴についてわからない担当者も多くいます。
ここでは、SFAツールの特徴や導入メリット、選び方のポイントについて紹介します。
SFA（営業支援）ツールとは
SFAツールとは、営業活動の各プロセスを数値で管理することで営業活動を支援するツールのことです。「Sales Force Automation」の略称になります。
最近になってよく耳にするようになりましたが、営業支援ツールとしては以前から存在します。SFAツールの中にクラウド型のサービスが増えたことから、以前に比べて気軽に導入できるようになり、導入する企業が増えてきていることから、名称もメジャーになってきたのです。
CRMとSFAの違いとは
SFAと混同されがちな支援ツールとしてCRMがありますが、CRMとSFAは別のものです。似た機能が提供されているため、同一視されがちですが支援する目的が異なるので注意しましょう。
基本的に、CRMは顧客管理を主機能とするものですし、SFAは営業支援を主機能とするものです。細かい部分の説明は割愛しますが、メインとなる目的が異なるため、導入目的を見誤ってしまうと、十分な機能性を発揮できない可能性があります。
CRMの特徴や導入メリットについては、こちらの記事を参考にしてください。
MAとは何が違うのか
MAはSFAを導入する前の段階で活躍するツールという認識を持ってください。
MAもSFAやCRMと混同されがちなものですが、元々はユーザー獲得や育成などの商談に至るまでの過程を自動化するためのツールです。
営業支援や顧客管理の前の段階を自動化するものということになります。
MAについては、こちらの記事を参考にしてください。
SFAツールを導入するメリット
営業管理システムとしてSFAを導入するメリットは主に3つあります。
- 個々の営業活動が透明化する
- 業務改善ポイントがわかるようになる
- 営業活動を効率化・標準化できる
以前の営業活動は、営業担当者個人が持っている情報量や力量に依存するケースが多いものでした。SFAは、そのような属人化をできる限り取り除き、同一品質以上の営業活動ができるように支援します。
個々の営業活動が透明化する
SFAを導入することで営業担当者一人一人の活動状況が見えるようになります。
個人が抱える案件情報や顧客情報を開示したがらない担当者も多く、ブラックボックスになりがちな営業ですが、データに基づいた知見の蓄積が可能になります。
業務改善ポイントがわかるようになる
営業担当者の活動が見える化できるため、商談につまずいている原因や快調に営業実績を伸ばしている営業担当者のコツやポイントもわかるようになります。
ユーザーの傾向や商談のタイミングが判明してくるため、営業担当者同士の知見が蓄積されます。
営業活動を効率化・標準化できる
営業担当者個人が持っている情報を集約し、分析することで個人個人の力量に左右されてきた営業活動を標準化・効率化することができます。
一定以上の成果をあげるためのマニュアルのようにも使えるため、営業適正の有無に関わらず成果につなげることも可能になるでしょう。
SFAツールの代表的な5つの機能について
営業管理・営業支援システムとしてのSFAには、代表的な機能が5つ備わっています。
- 顧客管理
- 案件管理
- 行動管理
- 日報管理
- スケジュール管理
どれも営業担当者には欠かせない機能です。これまでは個人の手帳やパソコンで管理していたものをクラウド上で共有管理することによりメリットを感じる担当者も多いのです。
顧客管理
顧客管理機能は、担当しているユーザーの氏名や所属企業、購入情報を管理する機能です。
案件管理
現在進行中の案件や、以前商談が成立した案件などについての管理です。商談に入ってからの期間や、以前成立した商談から経過した日数や販売価格などについて管理することができます。
行動管理
営業担当者の行動を管理する機能です。営業担当者が起こした商談成立までのアクションを管理します。
取引先へのアポイントの電話をかけた回数や、訪問回数、商談にかかった時間などの管理に使われます。
日報管理
営業担当者が日々提出している日報も管理できます。その日の振り返りや分析・集計作業機能がついていることが多く、スマホやタブレットを使えば出先で入力可能です。
スケジュール管理
営業担当者のスケジュールを管理する機能です。
訪問予定の企業や担当者名、何の商談のために訪問しているのかなどがわかります。
その他の機能
代表的な5つの機能の他にも、利用するSFAによって追加機能があります。
- 名刺管理
- データ分析管理
- メール一斉配信機能
- 通知機能
名刺管理や顧客に対するメール一斉配信機能、顧客へのアプローチ時期がきた場合の通知機能などが有名です。
SFAツールの選び方
SFAの導入にあたって考えるべきポイントは、SFA導入後の営業形態をどうしたいかを軸にします。
つまり、SFA導入後も現在の営業スタイルに特段の変更はない場合は、自分達の営業スタイルに合ったものを選定します。
SFA導入に伴い営業スタイルなどに大きな変革がある場合は、自分達が理想の営業スタイルにあったものを選定するのです。
導入にあたってかかる費用や運用中にかかるランニングコストも選定基準になりますが、SFAの導入にかかる費用は、資料請求後に担当者と打ち合わせ、見積もりというパターンになります。いくつかの企業と相見積もりを取り、コストを比較しましょう。
無料のSFAツールをおすすめしない理由
SFAの中には、無料で使えるものがあります。たいていのケースが、有料ツールのトライアルという形での提供です。
無料版は有料版に比べて機能面や使用可能期間に制限がある場合が多く、本格的に利用するつもりならあくまでもトライアルと割り切って使うことをおすすめします。
小規模ビジネスなら無料版で足りる可能性もありますが、無料版は機能面で不足があります。また、有料版にアップデートした場合に不足分が解消されるとも限りません。自分たちのニーズに合わせたものを最初から選ぶことが重要です。
SFAツールをうまく使って営業効率をあげる
SFAツールは、営業担当者個人の情報量や力量に依存しがちな営業活動の標準化や効率化に役立ちます。
データに基づいた知見が溜まっていくため、ブラックボックスになりがちな営業活動を見える化する手助けにもなります。
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