メール誤送信が起こる原因と11の対策

メールの誤送信は、企業にとって大きなリスクを伴います。件名の間違い程度ならまだしも、機密情報が誤って外部に送信されてしまうと、情報漏洩につながり、企業の信頼を損ねる可能性があります。この記事では、メール誤送信対策と機密情報の保護について、具体的な対策や事例を交えて詳しく解説します。

メール誤送信が発生してしまう主な原因

メール誤送信が起きる原因には、いくつかの共通した要因があります。以下に、誤送信の主な原因とその背景について詳しく説明します。

ヒューマンエラー

メール誤送信の原因として最も多いのがヒューマンエラーです。

多忙な業務の中で、メールアドレスや宛先名を手入力する際に、タイプミスや変換ミスが起こることがあります。送信前の確認不足も大きな要因です。緊急時や業務過多の状況下で、焦ってメールを送信することにより、宛先や内容を十分に確認せずに誤って送信してしまうことがあります。

このような状況を避けるためには、送信前に内容を再確認するルールを徹底し、社員の意識を高めることが重要です。

オートコンプリートの誤使用

多くのメールクライアントには、オートコンプリート機能が搭載されています。

この機能は、過去に使用したメールアドレスを自動的に補完するため便利ですが、誤送信の原因となることもあります。似たようなアドレスが候補として表示されることで、誤って選択してしまうことが起こります。例えば、同じ名前の異なる顧客や取引先にメールを送る際に、オートコンプリートが誤ったアドレスを提案してしまうことがあります。

これを防ぐためには、オートコンプリート機能の使用に注意し、送信前に宛先をしっかりと確認することが大切です。

CCとBCCの誤使用

CCとBCCの使い分けを理解していないことで、情報漏洩のリスクが高まります。

BCCを使うべき場面で誤ってCCを使ってしまうと、全ての受信者に他の受信者のメールアドレスが見えてしまうことがあります。これは、プライバシーの侵害につながりかねません。そのため、社内ではCCとBCCの使い方に関するガイドラインを作成し、社員に徹底させることが求められます。

こうした対策を講じることで、誤ったメール送信を未然に防ぐことができます。

添付ファイルのミス

添付ファイルの誤送信もよくある問題です。

送信する際に誤ったファイルを選択したり、最新ではない古いバージョンのファイルを添付してしまうことがあります。特に機密情報を含むファイルの場合、漏洩は大きなリスクを伴います。これを防ぐためには、ファイルを送信する前に必ず内容を確認し、必要に応じて暗号化を行うことが必要です。

また、ファイルの送信前に適切なパスワードを設定し、受信者に別の手段で伝えることで、万が一誤送信しても情報が守られるようにします。

緊急時や業務過多による焦り

緊急の案件に対応する際や、業務が立て込んでいる場合には、どうしても焦ってメールを送信してしまうことがあります。

焦りが確認不足を招き、誤った宛先や内容で送信してしまうことが多くのトラブルの原因となります。こうしたリスクを回避するためには、メール送信を急がず、一度冷静になる時間を確保することが大切です。

具体的には、送信を一時保留する機能を活用して、内容を再確認する時間を設けるなど、冷静に対処できる環境を整えることが効果的です。

システムや設定の問題

メールクライアントやシステムの不具合も誤送信の原因となり得ます。

ソフトウェアのバグや設定ミスによって、意図しない宛先にメールが送信されることがあります。また、セキュリティ設定の不備によって、送信先の確認や内容チェック機能が適切に機能しない場合、誤送信が発生しやすくなります。

このような事態を防ぐためには、定期的にシステムのアップデートを行い、セキュリティ設定を見直すことが重要です。

社内の教育やガイドラインの不足

社内での教育やガイドラインの不足も誤送信を招く要因の一つです。

社員がメールの正しい使い方や、誤送信防止策について理解していない場合、誤った操作をしてしまう可能性が高まります。誤送信を防ぐためには、定期的に社内でメールの扱いに関する教育プログラムを実施し、全社員が同じ意識を持って業務を遂行できるようにすることが大切です。

また、メールに関する明確なガイドラインを策定し、社員に周知徹底することで、誤送信のリスクを大幅に減らすことができます。

メール誤送信：弊社のヒヤリハット事例

ここまで憚りながら誤送信について書いてきましたが、実は弊社でもメールマーケティングにおいてヒヤリハットとなる経験をしたことがあります。今回はその時の詳細をご紹介させて頂きます。

弊社はクライアント様よりメールマーケティング業務を請け負っており、担当者Cさんはその日もスケジュール通りメールの配信設定を行っておりました。送信予約のボタンを押せば、送信できる段階まで作業が完了しておりましたが、チェック担当者Dさんがメールのフッターの掲載内容を間違えていることに気付きました。

送信メールの作成作業をしていたCさんは、フッターの掲載内容を変更するために、別日に送信した正しいフッターの掲載内容を使用していたメールをコピーし、それを修正する形でフッターの掲載内容の間違いを修正いたしました。

この対応でどういったリスクが発生するかお気づきになりましたでしょうか。Cさんは別日に送信したメールのコピーを使用し、メール本文「のみ」を修正し、「件名」の変更については対応が漏れていたのです。

幸いにもDさんがチェックリストに基づき2回目のダブルチェックを行っていたため、上記の変更漏れに気付くことができました。

弊社でのヒヤリハット事例から考えられる誤送信が起こり得る要因としては、以下2つが該当します。

1. チェックの仕組み化が確立していない
2. 業務にかかわる人たちの間でコミュニケーションが適切に取れていない

1においては、もしDさんがチェックリストを使用せず、修正差分のフッターのみの確認に終始していたら、本件は誤送信に繋がったと思われます。チェックの仕組み化をしていたことで誤送信を防ぐことができ、左記の重要性を自ら再認識いたしました。

2においては、今回Cさんは、別日に送信したメールをコピーして修正したことをDさんに伝えたため、2回目のダブルチェックにおいても、初回時と同様に、丁寧にDさんはチェックを実施してくれました。

チェックリストがあったとしても適切なコミュニケーションが取れていなければ、人によっては少し簡略的にチェックを行ってしまう場合があるかもしれません。コミュニケーションを適切にとることで防げる誤送信もあることを改めて自覚いたしました。

弊社のヒヤリハット事例を通して、チェックの仕組み・体制と適切なコミュニケーションを心がけることにより、誤送信の可能性を低減できることを知っていただけると幸いです。

メール誤送信を防ぐ11の対策

本章においては、弊社のヒヤリハット事例を教訓に、誤送信を防ぐ11の対策について紹介いたします。

1. 宛先と送信先の確認

メール誤送信の多くは宛先のミスから発生します。

これは、手動入力時のタイプミスや、メールソフトのオートコンプリート機能による誤選択が原因です。オートコンプリート機能は、過去に送信したアドレスを自動的に候補として表示しますが、似たような名前やアドレスがあると誤って選んでしまうことがあります。
この問題を解決するためには、宛先確認プロセスを強化することが必要です。具体的には、送信前に宛先を再確認する習慣を身につけ、宛先に誤りがないか二重チェックを行います。

また、企業では、宛先確認ルールを策定し、全社員に徹底することで、誤送信のリスクを大幅に減らすことができます。

2. CCとBCCの適切な利用

CCとBCCの違いを理解して正しく利用することも重要です。

CC（カーボンコピー）は、メールの受信者全員にアドレスが見えてしまうため、情報の共有が必要な場合に利用されます。一方、BCC（ブラインドカーボンコピー）は、受信者に他の受信者のアドレスを見せたくない場合に利用されます。
プライバシーを守るためには、BCCを活用することで、他の受信者にアドレスが見えないようにすることができます。送信前には、CC欄に不要なアドレスが含まれていないか確認することが不可欠です。

また、BCCを使うべき場面でCCを使ってしまう誤りを避けるため、社員に対して定期的な教育を行い、ルールを徹底することが求められます。

3. 添付ファイルの暗号化とパスワード管理

添付ファイルの誤送信は、機密情報の漏洩につながる大きなリスクを伴います。

特に重要なファイルには暗号化を施し、受信者以外に内容を読まれないようにすることが重要です。これにより、万が一誤送信してしまった場合でも、情報の漏洩を防ぐことができます。

具体的な方法としては、添付ファイルにパスワードを設定し、そのパスワードをメールとは別の手段で受信者に伝えることです。例えば、電話やテキストメッセージでパスワードを伝えることで、第三者がアクセスするのを防ぎます。

また、暗号化されたファイルは、対応するソフトウェアが必要であることを受信者に事前に伝え、スムーズな受け渡しを実現しましょう。

4. 自動チェックシステムの導入

メール誤送信対策として、自動チェックシステムの導入は非常に効果的です。

このシステムは、送信前に宛先や内容の誤りを検出し、自動的に警告を表示します。例えば、送信しようとしたメールに誤った宛先が含まれている場合や、機密情報が含まれている可能性がある場合に、送信を保留して確認を促す機能があります。これにより、ヒューマンエラーを削減し、誤送信のリスクを未然に防ぐことができます。

特に、大量のメールを日常的に扱う業務では、このような技術を活用することが重要です。導入に際しては、システムの設定を企業のポリシーに合わせてカスタマイズし、社員が使いやすい環境を整えることが大切です。

5. セキュリティと個人情報保護

メールを通じて個人情報を送信する際には、セキュリティを強化する必要があります。

まず、暗号化技術の導入により、送信されるデータを保護します。TLS（Transport Layer Security）を利用して、メールが送信される際のデータを暗号化し、第三者が盗聴できないようにします。さらに、セキュリティソフトを導入し、ウイルスやマルウェアからメールシステムを守ることも重要です。

加えて、社内で個人情報保護に関する教育を行うことで、全社員のセキュリティ意識を高めることが求められます。具体的には、定期的な研修やセキュリティに関する勉強会を実施し、情報漏洩のリスクを低減するための知識を共有します。

6. 社内ルールと上長承認のプロセス

メール誤送信を防ぐためには、社内でのルールの整備が不可欠です。

具体的には、重要なメールについては、送信前に上長の承認を得るプロセスを導入することが有効です。このプロセスにより、誤送信のリスクを大幅に減らし、情報の漏洩を防ぐことができます。また、社内教育を通じて、全社員がこのルールを理解し徹底することが求められます。

例えば、メールの送信に関するガイドラインを作成し、定期的に見直しを行いながら、社員に最新のルールを周知することで、誤送信防止に対する意識を高めます。

さらに、承認フローを効率化するために、ワークフロー管理ツールを活用することも考慮しましょう。

7. クラウドと共有の管理

クラウドサービスの利用は、業務効率化において非常に便利ですが、情報の管理には注意が必要です。

クラウド上での共有を行う際には、アクセス権限を適切に管理し、誤送信による情報漏洩を防ぎます。具体的には、ファイル共有時にアクセス権限を細かく設定し、必要な人だけがアクセスできるようにします。また、定期的にアクセス権限を見直し、不要な権限を削除することで、セキュリティを強化します。クラウド上のデータは、常に最新のセキュリティパッチを適用し、外部からの不正アクセスを防ぐ体制を整えることが重要です。

さらに、クラウドサービス提供者のセキュリティポリシーを確認し、必要な保護対策が講じられているかどうかを評価することも必要です。

8. 送信取り消し機能の活用

メール送信後に誤送信に気付いた場合でも、送信取り消し機能を利用することで、被害を最小限に抑えることができます。

多くのメールシステムには、送信後一定時間以内であればメールを取り消すことができる機能が搭載されています。この機能を活用することで、誤送信に気付いた際に迅速に対応が可能です。システムの設定を確認し、取り消し可能な時間を設定しておくことが重要です。

通常、この時間は数秒から数十秒の範囲で設定でき、ユーザーは自分の業務スタイルに合わせて調整することができます。この機能は、特に不慣れなユーザーや多忙な状況での誤送信を防ぐために有用です。

9. 送信保留機能の活用

メールの送信保留機能を活用することで、送信前に再度内容を確認する時間を確保できます。これにより、誤送信のリスクをさらに減らすことができます。送信保留機能は、メールが一定時間送信されずに保留される設定を行うことで、最終確認の時間を与えてくれます。

例えば、誤字脱字や宛先ミスがないか再確認するための時間として活用することができます。この機能を使うことで、送信ボタンを押した直後に誤りに気付いた場合でも、冷静に内容を修正することが可能です。

メールソフトの設定画面で保留時間を設定し、自分の業務フローに合わせて活用することをおすすめします。

10. 修正が可能なシステムの導入

誤送信が発生した際には、即座に修正が可能なシステムを導入しておくことで、迅速な対応が可能です。

例えば、誤って送信したメールを一定期間内であれば受信者の受信トレイから削除できるシステムがあります。これにより、誤送信の影響を最小限に抑えることができます。また、メールサーバーに修正機能が搭載されている場合は、誤送信後に内容を更新したり、受信者への通知を行ったりすることが可能です。

企業では、こうした修正機能を持つメールシステムを導入し、誤送信が発生した場合の対応をスムーズにする体制を整えることが重要です。

11. 名前とアドレスの正確性

メール送信前には、名前の誤記を防ぐためにしっかりと確認し、正しい宛先に送信する習慣をつけることが重要です。

特に、同姓同名の人物がいる場合や、似たようなアドレスがある場合には、特に注意が必要です。アドレス帳を定期的に整理し、正確な情報を保持することも重要です。また、送信前に名前とアドレスの一致を確認するプロセスを導入し、宛先が本当に正しいかを確実に確認することが求められます。

具体的には、アドレス帳に表示される名前とアドレスを見比べ、誤りがないかを確認するチェックリストを作成し、日常業務に取り入れることをおすすめします。誤送信のリスクを大幅に減らすことができます。

メール誤送信対策ツールのご紹介

Mail Defender

Mail Defenderは、メール誤送信を防止するためのシステムで、メール送信前に内容や宛先をチェックし、誤送信を未然に防ぐための様々な機能を提供しています。

特徴

• 柔軟なカスタマイズ
  組織のポリシーに合わせて、柔軟にルールやチェックポイントを設定できます。
• クラウド対応
  オンプレミスおよびクラウド環境の両方で利用可能で、Office 365やGoogle Workspaceとの連携も可能です。
• 詳細なレポート
  送信したメールのログを記録し、いつでも監査可能な状態を維持します。

主な機能

• 宛先確認機能
  メール送信時に宛先を二重チェックし、誤った送信を防ぎます。
• 添付ファイルチェック
  添付ファイルの内容を自動でスキャンし、機密情報の誤送信を防止します。
• メール内容の監査
  キーワードやパターンを検出し、問題がある場合にアラートを表示します。
• 送信承認フロー
  特定の条件下でのメール送信を、上司や管理者の承認が必要な状態に設定できます。

>> Mail Defenderの詳細はこちら

Mail Safe

Mail Safeは、ソフトバンクテクノロジーが提供するMicrosoft 365のメール誤送信防止サービスです。クラウドベースのサービスとして提供され、企業のメールセキュリティを強化します。

特徴

• Microsoft 365と完全統合
  Microsoft 365に特化したセキュリティソリューションとして、シームレスに統合されます。
• 高いカスタマイズ性
  組織のニーズに応じた細かな設定が可能で、業務フローに合わせたセキュリティ対策を実現します。
• 使いやすいインターフェース
  管理者向けのダッシュボードで、設定やレポートが簡単に操作できます。

主な機能

• メール送信取り消し
  誤って送信したメールを特定時間内であれば取り消すことができます。
• 自動アーカイブ
  送受信したすべてのメールを自動でアーカイブし、必要なときにすぐにアクセスできます。
• 添付ファイル自動暗号化
  機密情報を含む添付ファイルを自動で暗号化し、送信時の情報漏洩を防ぎます。

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CipherCraft/Mail

CipherCraft/Mailは、ネットワークセキュリティを専門とするエス・アンド・アイ株式会社が提供するメールセキュリティ製品で、誤送信防止に特化しています。

特徴

• 高度なセキュリティ機能
  情報漏洩防止（DLP）機能を備え、業界標準に準拠した高いセキュリティを提供します。
• 統合された管理機能
  セキュリティポリシーを一元管理できるインターフェースを提供し、管理が容易です。
• 柔軟な展開オプション
  オンプレミス、クラウド、ハイブリッド環境での利用が可能で、企業のIT環境に柔軟に対応します。

主な機能

• 送信内容フィルタリング
  メールの本文や添付ファイルを自動でスキャンし、情報漏洩の可能性がある場合にアラートを出します。
• 複数条件のチェック
  宛先や内容に対する複数の条件を組み合わせたチェックが可能で、誤送信リスクを大幅に低減します。
• 詳細なログ管理
  送信メールの履歴を詳細に記録し、いつでも監査可能です。

>> CipherCraft/Mailの詳細はこちら

まとめ

いかがでしたでしょうか。メールマーケティング業務において皆さま細心の注意を払ってご実施されているかと思いますが、ミスは必ず起きるという前提のもと、ミスがあっても発見し、対応できるようにすることが重要です。

今回ご紹介した11の対策はミスを発見し、誤送信を防ぐのに大変有効なため、是非ご実施してみてください。

メール誤送信チェックリストのダウンロードはこちらから

メール誤送信防止のためのチェックリストについてはこちらからダウンロードください。